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Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen längst Standard – doch das volle Potenzial bleibt oft ungenutzt. Mit der richtigen Konfiguration lässt sich nicht nur Zeit sparen, sondern auch die IT-Sicherheit deutlich verbessern. Hier sind sieben praxisnahe Tipps vom IT-Profi.

1. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren

Ein absolutes Muss: Schützen Sie alle Benutzerkonten durch eine zweite Sicherheitsebene – z. B. per App oder SMS-Code. So verhindern Sie unbefugten Zugriff, auch wenn Passwörter kompromittiert wurden.

2. Rollen und Berechtigungen sauber definieren

Vermeiden Sie Wildwuchs bei Rechten: Weisen Sie Berechtigungen gezielt zu und nutzen Sie Gruppenrichtlinien, um den Überblick zu behalten.

3. Teams und SharePoint sinnvoll strukturieren

Nutzen Sie klare Namenskonventionen und getrennte Bereiche für Projekte, Abteilungen und interne Kommunikation. So bleibt die Zusammenarbeit effizient und übersichtlich.

4. Exchange Online archivieren und sichern

Aktivieren Sie die E-Mail-Archivierung und sorgen Sie mit einem Backup-Konzept dafür, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen.

5. OneDrive und Gerätesynchronisation absichern

Beschränken Sie den Zugriff auf private Geräte, verschlüsseln Sie Daten bei der Übertragung und verwenden Sie Richtlinien für mobile Endgeräte.

6. Microsoft Secure Score regelmäßig prüfen

Der Secure Score im Admin Center gibt Ihnen konkrete Hinweise zur Verbesserung Ihrer Sicherheitskonfiguration – regelmäßig reinschauen lohnt sich.

7. Schulungen für Mitarbeitende anbieten

Technik ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Schulen Sie Ihr Team zu Themen wie sichere Passwörter, Phishing und produktive Nutzung von Teams & Co.

Fazit

Mit wenigen, gezielten Maßnahmen holen Sie deutlich mehr aus Microsoft 365 heraus – sicherer, strukturierter und effizienter. Gerne unterstützen wir Sie bei der professionellen Einrichtung und Optimierung Ihrer Umgebung.

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